Bedrijfsadministratie in maximaal één uur per week

Factureringsproces

Even geleden schreef ik een stuk over het automatisch registreren van autoritten. Erg handig, want dat scheelt veel handmatige administratie. Ondertussen heb ik niet stilgezeten en is bijna mijn volledige bedrijfsadministratie geautomatiseerd. De totale duur van mijn administratie is nu hooguit één uur per week! Recent heb ik ook mijn factureringsproces met succes geautomatiseerd. In dit artikel geef ik je ter inspiratie een overzicht van de stappen die je hiervoor kunt nemen.

Facturering van agenda tot versturen

Voor de lezers met weinig tijd schets ik eerst in het kort hoe ik het proces heb ingericht.

Factureringsproces

Voor de lezers met meer tijd heb ik het proces hieronder verder uitgelegd.

Van externe urenregistratie naar Efficy

Het belangrijkste onderdeel in de workflow is het CRM pakket Efficy. Efficy gebruik ik voor al mijn dagelijkse zaken, zoals beheer van projecten, documenten, e-mails en contacten. Ook urenregistratie hoort hierbij. Efficy slaat automatisch gegevens uit je (Microsoft/Google) agenda op in Efficy. Dit kun je aanvullen met de registratie van je autoritten, bijvoorbeeld via de app CTA ritregistratie die ik eerder heb beschreven. Met behulp van FME verstuur je de ritten vervolgens automatisch naar de Efficy API. De belangrijkste onderdelen voor de urenregistratie heb je hiermee al inzichtelijk in de Efficy agenda.  

Gedurende de dag registreer je zelf de verder uitgevoerde werkzaamheden voor projecten. Hierdoor heb je aan het eind van de dag een compleet overzicht van de tijdsbesteding, elk gekoppeld aan het juiste project.

Van Efficy naar factuur

De urenregistratie is de basis voor facturering. Hiervan kun je één overzicht maken van te factureren uren per project. Is het tijd om te factureren? Dan is het vervolgens één druk op de knop in FME om de uren vanuit Efficy om te zetten naar een factuur. De factuur wordt opgeslagen in het boekhoudpakket Informer. Dit gaat erg gemakkelijk met behulp van de API’s van Efficy en Informer. Na een goede check binnen Informer is het vervolgens nog één druk op de knop om de factuur te versturen. Gebruik je zelf een ander boekhoudpakket? Check dan of dat pakket een goede API heeft om dit mogelijk te maken.

Meer tijd voor leuke projecten!

De totale tijd voor het maken van een factuur? Hooguit twee minuten! Dus, meer tijd te besteden aan interessante Geo-projecten. En nog veel belangrijker: de kans op fouten in de urenregistratie is nihil. Daar worden je opdrachtgevers ook blij van. Hopelijk heb je met dit artikel zelf ook wat inspiratie opgedaan om je processen te optimaliseren!

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin